Reiskostenregeling (vanaf 1-1-2015)

Vanaf 1 januari 2015 geldt voor alle werknemers een reiskostenregeling. De regeling geldt ongeacht de vorm waarin een werknemer reist oftewel het maakt niet uit of de reis gemaakt wordt met fiets, auto, openbaar vervoer of welke andere vorm van reizen de werknemer kiest. De regeling is van toepassing voor elke dag dat de werknemer 11 kilometer of meer (enkele reis) reist. Als de werknemer 10 kilometer of minder per enkele reis reist, dan geldt de reiskostenregeling niet. De werknemer heeft per gewerkte dag recht op een vergoeding vanaf 11 kilometer tot 30 kilometer (dus maximaal 20 kilometer) enkele reis. Daarbij geldt dat 11 kilometer is gelijk aan 1 kilometer, 12 gelijk aan 2 enz. De gereisde kilometers worden vergoed tegen een kilometerprijs van EUR 0,11/km. Een werknemer op een vaste vestiging die heen en terug reist van zijn of haar woonadres naar de vestiging over een afstand van 15 kilometer heeft dus recht op een vergoeding van:

2 (heen én terugreis) * 5 km (15 is gelijk aan 5) *  0,11 =  1,10 (per gewerkte dag).

Voor de bepaling van de afstand tussen woon en werkadres mag de werkgever een eigen gangbare routeplanner kiezen (bijvoorbeeld www.anwb.nl of www.9292.nl). Hierbij wordt in principe de kortste weg tussen woon- en werkadres gehanteerd. Kilometers moeten afgerond worden op hele kilometers waarbij halve kilometers naar boven worden afgerond. Is bijvoorbeeld de reisafstand van een werknemer 18,4 kilometer volgens de gekozen routeplanner dan wordt dit afgerond naar 18 kilometer en heeft de werknemer recht op vergoeding van 8 kilometer enkele reis.
De reiskostenregeling is een standaardregeling. Het standaardkarakter van de reiskostenregeling houdt in dat van de reiskostenregeling niet mag worden afgeweken. De werkgever mag dus niet meer vergoeden dan het bedrag van de nieuwe reiskostenregeling.

Voor de vaststelling welke kilometers wel en welke reiskilometers niet onder de regeling vallen zijn de begrippen woon-werk, werk-woonkilometers  en  omrijkilometers van belang.
- Woon-werkkilometers zijn de kilometers tussen het huisadres en het adres waar de werknemer werkt (de “heenreis”).
- Werk-woonkilometers zijn de kilometers tussen het adres waar de werknemer werkt en het huisadres (de “terugreis”)
- Omrijkilometers zijn meerkilometers die gedurende een rit woon-werk of werk-woonverkeer worden gemaakt en die in verband met het werk worden gereisd (een en ander conform fiscale wetgeving).  Denk bij omrijkilometers bijvoorbeeld aan kilometers die worden gemaakt in verband met een  wegomleiding of aan kilometers om iets op te halen of weg te brengen bij een collegavestiging.
Als een werknemer bijvoorbeeld (vanuit huis) kilometers aflegt voor een bezoek aan een bedrijfsarts of voor het volgen van een opleiding, dan zijn dit geen omrijkilometers omdat de (vaste) werkplek hier niet als bestemming in zit.

Regiomedewerkers

Voor regiomedewerkers geldt een afwijkende regeling. Het maximum van 30 kilometer per enkele reis geldt niet. Reist een regiomedewerker bijvoorbeeld op een dag 58 kilometer naar een vestiging en weer terug naar huis dan geldt het volgende:

2 (heen én terugreis) * 48 km (58 is gelijk aan 48) * 0,11 =  10,56.

Overgangsregeling

Als op de werknemer vóór 1 januari 2015 nog geen (bedrijfs)reiskostenregeling van toepassing was of voor werknemers die nieuw in de branche in dienst treden vanaf 1 januari 2015, dan geldt van 1 januari 2015 tot 1 juli 2015 een afwijkende kilometervergoeding van 0,08/km in plaats van de hierboven genoemde 0,11/km.

Persoonlijke toeslag reiskosten

Werknemers die vóór 1 januari 2015 al een reiskostenregeling hadden die beter was, d.w.z. die recht gaf op een vergoeding per gewerkte dag die hoger is dan de vergoeding van 0,11/km, ontvangen een persoonlijke toeslag reiskosten. Deze persoonlijke toeslag bestaat uit het verschil tussen de reiskostenregeling zoals deze per 1 januari 2015 wordt ingevoerd en de reiskostenvergoeding die de werknemer daarvoor had. Deze persoonlijke toeslag wordt bij de start van de regeling  op 1 januari 2015  eenmalig vastgesteld en daarna bevroren, dat wil zeggen wordt niet verhoogd. Wel wordt de persoonlijke toeslag blijvend gegarandeerd.

Vaststelling hoogte persoonlijke toeslag reiskosten

De hoogte van de vergoeding/maand (ongeacht de wijze van vervoer) in een voorheen geldende (bedrijfs)reiskostenregeling wordt vastgesteld volgens de formule (vergoede reiskosten in de periode 1-11-2013 tot 1-11-2014)/12 maanden.

Indien op de werknemer in de periode 1-11-2013 tot 1-11-2014 minder dan 12 maanden  een voorheen geldende (bedrijfs)reiskostenregeling van toepassing was, geldt het aantal maanden naar rato.

De hoogte van de vergoeding/maand in de geldende reiskostenregeling vanaf 1 januari 2015 wordt vastgesteld volgens de formule (A*B*C)/12 waarin:
A = voor vergoeding in aanmerking komende woon-werkkilometers en werk-woonkilometers;
B = 215* (werkbare dagen/jaar (260) - vakantiedagen (25) - roostervrije dagen (13) - feestdagen (7)) eventueel gecorrigeerd voor de parttime werknemer indien minder dan 5 dagen/week in een regulier arbeidspatroon wordt gewerkt;
C = de vergoeding per gereisde kilometer.
* voor onderwijscatering locaties is het aantal werkbare dagen 200.

De persoonlijke toeslag reiskosten gaat bij contractswisseling mee over naar de nieuwe werkgever.

Herrekening persoonlijke toeslag:
In de cao met looptijd 1-7-2015 tot 1-7-2016 zij afspraken gemaakt over de herrekening van de persoonlijke toeslag. Klik hier voor de toelichting.

Uitruil van bruto naar netto

De vergoeding die in de nieuwe standaard reiskostenregeling per kilometer wordt gegeven ligt lager dan het huidige onbelaste maximum van  0,19/km. Hierdoor is het mogelijk het verschil tussen wat de werkgever op grond van de reiskostenregeling in de cao vergoedt en het bedrag dat de werkgever fiscaal onbelast had mogen vergoeden, van 'bruto' uit te ruilen naar 'netto'. Na vaststelling van de hoogte van de persoonlijke toeslag wordt de bruto vergoeding standaard omgezet in een netto vergoeding op grond van de fiscale uitruilmogelijkheden en wel voor zolang deze fiscale mogelijkheden blijven bestaan.
Bij de start van de regeling heeft de werknemer het recht op het uitruilen van de persoonlijke toeslag tegen een netto vergoeding te weigeren. De werknemer moet dit vóór 1 december 2014 schriftelijk bij de werkgever melden. Als de werknemer ervoor kiest niet uit te ruilen, zal de vastgestelde persoonlijke toeslag worden verlaagd met een percentage van 30% ter compensatie van de afdracht van de verschuldigde premies en belastingen aan de Belastingdienst, vakantiegeld en overige emolumenten. Deze brutotoeslag wordt per loonbetalingsperiode uitgekeerd.
Voor enkele rekenvoorbeelden met betrekking tot genoemde uitruil klik hier.
De getallen in de berekening zijn voor duidelijkheid afgeronde bedragen. Reiskosten in kolom "oud"  zijn  bepaalde gemiddelde dagvergoedingen.

Gevolg als de netto fiscale ruimte niet meer toereikend is

Wijzigingen in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, fiscale wet- en regelgeving of in de keuze van de werknemer voor een netto vergoeding met als gevolg dat de netto fiscale ruimte niet meer toereikend is,  kunnen noodzaken tot het (deels) bruto uitkeren van een eerder vastgestelde  netto vergoeding. De aldus herrekende bruto persoonlijke toeslag zal verlaagd worden met een percentage van 30% ter compensatie van de afdracht van de ter zake verschuldigde premies en belastingen aan de Belastingdienst, vakantiegeld en overige emolumenten. Deze bruto vergoeding wordt per loonbetalingsperiode uitgekeerd.

Inflightcatering

De reiskostenregeling geldt niet voor de sector Inflightcatering. Daarvoor blijft de reeds bestaande reiskostenregeling gelden.